文章转载自公众号《爱分析ifenxi》

(资料图片仅供参考)

某电动车集团是我国电动车行业头部企业之一，销售网络遍布全球100个国家，连续5年行业全球销量第一 。

该集团自成立以来，专注于产品的自主研发和创新，历经多年发展，已成为电动两轮车及零部件研发、生产及销售于一体的高端电动两轮车“智”造企业。

1

业务增长带动需求升级

集团文件管理系统急需迭代

近年来，随着销售渠道和市场覆盖范围的进一步拓展，该电动车集团的市场规模大幅增长。与此同时，其所积累的包括产品研发文件、员工培训文件等核心知识资产数量日益增多。

虽然，该电动车集团在早期就搭建了企业文件管理信息系统，但面对当前海量的文件存储和处理需求时，集团原有文件管理系统缺乏信息共享能力、存储能力有限、安全防护机制不完善等缺陷逐渐显露，进而导致企业核心知识资产保障受到了较大威胁。

具体表现如下：

1.1

文件数量大幅上升背景下，传统文件管理系统能力受限

在传统文件管理体系下，分散在员工电脑上的大量文件资料，虽可以通过NAS硬盘进行统一存储。

但这一模式下，一方面，企业文件存储成本高，并且一旦遇到NAS硬盘损坏、病毒入侵、服务器瘫痪等情况，极易造成资料丢失；

另一方面，企业还经常需要专门安排员工定期将NAS硬盘中的文件资料进行统一收集整理再上传至企业知识库，导致文件管理成本居高不下。

1.2

安全防护机制不完善，企业核心文件泄露风险高

作为行业头部企业，该电动车集团文件资料，如新型产品设计图纸等文件常具有较高涉密性。

但在传统文件管理体系下，该电动车集团在文件安全管控方面存在诸多漏洞，导致集团核心利益易受损害，具体问题主要体现在以下几方面：

第一， 企业文件分散存储在员工电脑中，文件流转无法进行统一管控，核心信息泄露风险较高；

第二， 图纸文件无法预览，在需要对客展示时，常需要下载导出文件，使得文件泄露风险加剧；

第三，员工离职时，由于传统文件管理系统不具备文件统一回收能力，导致如果图纸交接出现遗漏、交接不齐等情况，则存在文件丢失和机密外泄的风险。

1.3

缺乏跨部门协同能力，员工办公体验差

经过多年大力发展，该电动车集团内部成立数十个业务部门，包括产研、销售、市场等。

然而，各部门间普遍缺乏完善的协同办公机制，尤其是在文件流转方面，由于跨部门协同性较弱，导致信息同步能力差强人意，员工办公体验也始终无法有效提升。

例如，该电动车研究院需要和各部门确认3C认证参数表格，则需要各个部门挨个沟通填写，沟通成本高、效率低。

1.4

信息收集和下发难度大，企业多级管理能力亟待优化

该电动车集团内部除了数十个业务部门外，还下设了诸多子公司。因此，企业经常需要向各部门下发政策、培训资料等文件材料。

然而，在传统文件管理体系下，如果同一时间需要下发的文件数量多、体积大，则很难通过企业微信等渠道发送，并且聊天记录中的文件流转不可控，也存在较大安全隐患。

不仅如此，信息收集也是该电动车集团常需要进行的工作，例如，采购部门通常通过企业微信向各部门收集整理采购需求、部门月度&年度需要定期收集业务复盘报告及数据等。

然而，在传统文件管理体系下，该电动车集团信息收集效率低下，重复工作量大，周期漫长，并且容易出错。

2

短板全面补足

360亿方云助力文件管理体系整体优化

基于上述在文件存储、安全防护、协同协作以及信息收集、下发等方面的缺陷和不足，该电动车集团决定搭建新一代企业文件管理体系，通过将大数据、云计算等先进技术手段融入企业文件管理流程中，从而实现员工办公效率和体验的双重提升。

在产品选型阶段，考虑到文件管理系统的应用范围及重要性，该电动车集团着重对厂商技术研发能力、功能完善程度、客户服务能力、大型企业服务经验等多方位因素进行了综合考量。最终，经过多方调研、产品POC测试，360亿方云凭借全面领先的技术能力、成熟的产品功能、完善的服务团队以及丰富的大型企业实际落地案例等核心优势，成为了该项目的产品供应商。

针对该电动车集团当前在企业文件管理中所面临的痛点和困境，在项目前期，依托自身多年大型企业服务经验，360亿方云为该电动车集团输出了一套以亿方云企业网盘为核心的企业知识管理平台解决方案。

并基于该方案所具备的海量存储、多人协作、高安全性等核心能力优势对原有缺陷进行全面补足。

具体解决方案如下：

2.1

海量文件集中存储管理，助力企业级知识库快速搭建

依托360亿方云所具备的海量文件实时存储能力，使该电动车集团员工可以通过创建共享文件夹随时随地的新建和上传重要的办公资料，以较低成本实现企业全量文件的统一存储和管理，进而快速构建起专属于该电动车集团的企业级知识库。

同时，基于该企业网盘所具备的精准检索与便捷访问能力，使集团员工可快速调取所需文件内容，有效满足各部门员工在线学习的不同需求，促进知识复用性的提升。

此外，360亿方云还支持灵活拓展，使该集团在后续有扩容需求时，能够以低成本快速是实现线上扩容，全面满足高并发场景使用需求。

2.2

从“点“到”面“的全域安全防护，保障企业核心无形资产不受侵害

（360亿方云安全管控功能矩阵）

为有效解决原有文件管理体系所存在的诸多安全漏洞，360亿方云为该集团提供了文件外发包、敏感词检测等安全能力，通过帮助其构建“生产-流转-归档”的文件全生命周期管理体系和“云端-本地-外发”的全方位终端安全防护体系，大幅降低文件泄露风险。

首先，通过将分散在员工电脑中的文件资料进行统一存储和管控，并结合360亿方云所具备的文件加密等核心能力，从源头上避免文件泄露风险；

其次，凭借360亿方云企业网盘支持120+种专业格式文件随时预览的核心优势，以及预览次数限制、下载权限管控等完善安全管控机制，有效切断了对客展示时的文件泄露路径；

最后，360亿方云还为该集团提供了文件一键交接功能，最大程度上减少了由于员工离职时交接不齐，而导致的机密外泄情况的发生。

2.3

先进的多人协作功能矩阵，全方位提升员工办公体验

（360亿方云多人协同能力示意图）

针对该电动车集团缺乏跨部门协同能力的痛点，360亿方云为其提供了包括文件共享、订阅文件动态、多人在线编辑等在内的完善协同功能矩阵。

通过360亿方云的整体部署应用，一方面，基于在线文件共享、订阅文件动态通知等核心功能，使得该集团各部门间信息可以实现及时同步，为进一步提升该电动车集团跨部门协作效率提供了支撑。

另一方面，凭借文件多人协作编辑、消息回复等多种核心能力，使该集团员工能够在无需重复沟通的前提下，即可快速完成表格填写等跨部门协同操作，极大提升了跨部门间的协同协作效率和员工办公体验。

2.4

完善的多级权限管理机制，有效解决信息下发和收集难点

（360亿方云信息上传与收集示意图）

360亿方云具备完善的多级权限管理机制，能够通过文件共享等能力，使该电动车集团无需通过企业微信、邮件等渠道，即可实现对于下属分公司的海量文件资料实时下发，在提升文件下发效率的同时，更好的规避了在下发过程中存在的文件泄露风险；

同时，360亿方云还支持权限设置，可针对不同职级的企业员工和领导层，设置不同的文件编辑权限，例如只能预览不能下载等，进一步加固了该集团的多级管控能力；

不仅如此，在文件收集汇总时，360亿方云能够支持不同部门、不同子公司员工实时将数据上传到指定文件夹，并且不同部门和子公司间的汇总数据互不可见，大幅提升了文件汇总收集效率，有效避免了重复性工作，进一步优化了员工使用体验。

3

360亿方云整体部署应用

该电动车集团实现多种收益和价值

文件安全保障能力全面提升。

通过360亿方云的整体部署应用，在文件外发包、敏感词检测、多级权限管理等多种核心功能的加持下，帮助该集团构筑了围绕文件管理的全域安全防护体系，从文件源头、传播路径多个维度阻断了文件泄露的可能性，进而使得该电动车集团的文件安全得到了极大的保障。

海量文件存储能力整体增强。

依托于360亿方云企业网盘解决方案的全面落地，该电动车集团实现了海量文件的云上统一存储和管理，用户本地文件能够在无干扰的情况下被同步到云端，有效避免了由于终端设备损坏、丢失造成数据的流失，保护企业的无形资产。

同时，基于文件同步和在线共享、编辑等先进功能，帮助该集团实现了高效快捷的文件分发流转，提升企业文件协作的效率。

目前360亿方云已在该电动车集团天津公司率先部署使用，并取得了较为显著的使用效果，为该集团后续办公体系的持续数字化升级改造提供了重大的借鉴意义。

未来，双方的合作还将持续深化，360亿方云的使用场景也将由单一业务部门逐步向全集团演进，帮助该集团在文档内容和知识模型的基础上，完成知识图谱创建与关联，并形成体系化的知识网络，最终达到人、知识、业务的全连接的效果。